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BPM: ¿porqué ninguna empresa debería dejar de aplicarlo?

Claudia Vasquez, vicepresidenta de CA Technologies para NOLA, ofrece recomendaciones para implementar iniciativas de BPM (Business Process Management). 

BPM_Claudia VázquezSegún datos de la consultora Forrester, el BPM puede aumentar la productividad en hasta un 50% en procesos relacionados a costos de procesamiento, y hasta un 30% en tareas que involucran gestión de conocimientos. Sin embargo, no todas las empresas lo han implementado aún. El dinamismo en los negocios hace que actualmente las compañías busquen constantemente mecanismos que permitan optimizar sus actividades y las coloquen por delante de sus competidores. Procedimientos como la organización, el análisis de resultados y la planificación pueden hacer la diferencia en un mercado competitivo como el actual.

El Business Process Management (BPM) es la gestión organizada, transparente e inteligente de los procesos de una empresa para optimizar su rendimiento. Se trata de diseñar, modelar y documentar cada acción, logrando planes organizados y efectivos, en los que todo esté pensado de antemano y responda a los objetivos generales de la organización.

Estas soluciones tienen sus antecedentes en conceptos como SOA (arquitectura orientada a servicios) y ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales), con los cuales puede y debe operar en conjunto. SOA puede ser una fuente de ingreso de procesos para BPM, mientras que la estructura ERP debe articularse de forma dinámica y proactiva con herramientas de BPM, porque no involucra directamente las operaciones orientadas al cliente final.

La implementación de soluciones de BPM ofrece un amplio abanico de beneficios. En primer lugar, permite una gestión estandarizada y optimizada de los procesos vitales de negocio de una organización, lo que en última instancia lleva a un funcionamiento más simple, rápido y efectivo. De esta manera se logra acortar tiempos y optimizar la eficiencia de respuesta a los requerimientos del mercado.

Además, este tipo de solución brinda una visión integral de los procesos, que permite auditar de forma dinámica los resultados, estableciendo rápidamente los factores de posible desequilibrio dentro de la cadena operativa. La automatización de los negocios mediante normas de procesos redunda en una organización más flexible, que no depende directamente de recursos humanos específicos para el desarrollo del negocio y que puede adaptarse con mayor rapidez a las modificaciones del mercado. Todos estos procesos derivan en el establecimiento de reglas de negocio que permiten crear una estructura operativa dinámica que funcione mediante metodologías constantes y cuantificables.

 ¿Quiénes pueden beneficiarse del BMP?

Las iniciativas de Business Process Management son especialmente atractivas para aquellos sectores que deben definir de manera rápida y efectiva tasas de riesgo o procedimientos a seguir ante requerimientos específicos de un cliente. Por este motivo, son especialmente atractivas para sectores como servicios financieros, seguros, servicios gubernamentales o salud, que deben establecer qué procesos estándar aplicar a partir de las variables puntuales de un requerimiento.

Los mercados verticales que están invirtiendo más fuertemente en el sector de Business Process Management son la administración pública, banca y finanzas, construcción, educación, energía y manufacturas. Se trata en todos los casos de sectores con procesos complejos, que necesitan crear modelos estándar para la gestión de sus flujos operativos, reduciendo sus tiempos de operación y optimizando los tiempos de procesamiento tanto para clientes externos como internos.

En un mercado que se presenta cada vez más competitivo y en el que la velocidad de respuesta es una variable fundamental para la consecución de negocios, la implementación de soluciones de BPM resulta esencial para ganar flexibilidad, solidez operativa y lograr cerrar rápidamente nuevos negocios.

¿Que hay que tener en cuenta a la hora de implementarlo?

El BPM no está desprovisto de obstáculos o de errores que pueden dificultar su aprovechamiento. Uno de los problemas más comunes a la hora de implementar una solución de BPM es no analizar adecuadamente los recursos humanos y los procesos que forman parte del proceso de implementación. Es esencial tomar en cuenta las necesidades puntuales de los empleados, y se debe considerar que los procesos, por más optimización que requieran, también demandan un tiempo concreto y condiciones para su desarrollo.

Por otra parte, las herramientas deben ser flexibles. Un procedimiento que hoy resulta adecuado mañana puede no serlo. Por otra parte, la estructura de BPM debe ser auditada constantemente para asegurarse de que cumple adecuadamente con los requerimientos del negocio, para no estandarizar formas de operación erróneas.

Por último es necesario hablar del retorno de la inversión, un tema que preocupa a todo empresario que evalúa la posibilidad de invertir en nuevas soluciones para su compañía. El BPM puede tener beneficios directos, que pueden ser cuantificados dentro del primer año posterior a la implementación y se expresan en una mejora en la eficiencia operativa, reducción de tiempos operativos y riesgos asociados al negocio, y otros indirectos, por ejemplo la incorporación más sencilla de nuevos clientes a partir de los cambios operativos logrados, que se ven a largo plazo y no son tan fáciles de medir.

El BPM bien utilizado es una oportunidad excelente para optimizar el funcionamiento de una compañía y apuntar al crecimiento y el desarrollo. Es cuestión de saber administrarlo e hilar fino en todos los aspectos de su implementación, atendiendo a las necesidades de los clientes, los empleados, los tiempos de producción y la dinámica del mercado. Si estas condiciones están dadas, los beneficios de la organización, la transparencia de procesos y la planificación inteligente no tardarán en hacerse notar tanto en los resultados de los negocios como en el funcionamiento cotidiano de la empresa.

– Claudia Vásquez, vicepresidenta de CA Technologies de la región NOLA (Norte de Latinoamérica, Centroamérica y Caribe) con sede en Colombia.

 

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