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Innovación empresarial en tiempo real

Cuando el simple acto de agendar una reunión se convierte en una barrera para la innovación, la ventaja competitiva se pone en riesgo

Avaya_Brett_Shockley

La colaboración mejora el tiempo necesario para la toma de decisiones. Nadie tiene tiempo de sobra para estar en el Aeropuerto Internacional de Hong Kong. Ni siquiera los 54.000.000 de pasajeros que pasan por el aeropuerto anualmente. Tampoco la gerencia, que intenta conservar el estatus del aeropuerto como uno de los diez terminales de pasajeros y centros de distribución de carga más grandes del mundoDe esta manera, cuando las autoridades del aeropuerto estaban definiendo el plan general para los próximos 20 años anticipando un enorme crecimiento, sabían que sería de suma importancia contar con un sistema de comunicaciones sólido, eficaz y escalable.

Después de todo, ¿qué define a una organización ganadora?

¿Introducir productos o servicios innovadores? ¿Lograr grandes ventas? ¿Lograr alta participación en el mercado?

Muchos dirían que lo que define a una empresa ganadora es mantener una ventaja competitiva. Pero ningún negocio logra el éxito de la nada. Los empleados deben conectarse, y permanecer conectados, con la empresa para garantizar que no haya demora en la transmisión de información; esto significa que las organizaciones que desean alcanzar el éxito deben implementar herramientas de colaboración que promuevan el pensamiento innovador y la acción en tiempo real.

La espera de ideas y respuestas solo beneficia a la competencia

Al mejorar la tecnología de sus herramientas de comunicación, los equipos empresariales colaboran de manera más rápida y eficaz, al generar y debatir nuevas ideas más rápido, acelerar el proceso de toma de decisiones y convertirse en el trampolín para lograr una organización más ágil. Esto se traduce en innovación y la capacidad de reaccionar al instante.

La demora en la toma de decisiones anula las oportunidades comerciales

Según el Dr. Richard Hackathorn, la toma de decisiones cruciales en los negocios se retrasa debido a tres motivos. La primera demora ocurre al reunir información sobre el evento en sí, como cargar los datos en una base de datos; el segundo corresponde al tiempo que implica preparar los datos para el análisis, como ejecutarlos en un software de inteligencia empresarial; y, finalmente, una vez que se entrega la información al equipo correspondiente, el tiempo que les lleva a los miembros tomar una decisión y dar una respuesta. Las demoras son malas, ya que cuanto más rápido se tome una decisión tras un evento, generalmente más valiosa será esa respuesta.

Muchas organizaciones invierten millones de dólares en tecnologías de inteligencia empresarial y almacenamiento de datos de alto rendimiento para analizar la información inmediatamente. Sin embargo, muchos socavan esas inversiones al impedir que las personas encargadas de tomar las decisiones se reúnan rápidamente, analicen y planifiquen el curso de acción para dar respuesta a los eventos.

Superar la latencia es la principal prioridad para las autoridades del aeropuerto de Hong Kong; por este motivo, eligen implementar la plataforma Avaya Aura como su base de comunicaciones. Al completar la implementación al final de 2012, la plataforma admitirá más de 6.000 teléfonos digitales y analógicos en todas las oficinas del aeropuerto, un call center en el lugar y dos terminales de pasajeros. Los teléfonos de emergencia se consideran de alta prioridad para ayudar a las autoridades a resolver rápidamente los problemas graves. Y el servidor de copia de seguridad del sistema Aura garantiza que las decisiones nunca se retrasen debido a fallas técnicas.

Una fuerza de trabajo en movimiento

El negocio actual está lleno de cuellos de botella que crean latencia en la toma de decisiones, reprimiendo la competitividad e innovación. Numerosos estudios han demostrado eficazmente que los trabajadores que manejan información de gran valor suelen encontrarse lejos de sus escritorios. Un informe en Information Week indicó que el 90 % de los miembros clave del personal trabaja fuera de la oficina, al menos ocasionalmente, mientras que el 30 % permanece la mitad de su jornada laboral fuera de la oficina. En las grandes empresas globales, la hipótesis segura es que uno o más miembros de equipos clave pueden estar fuera de la oficina cuando debe tomarse una decisión.

Cuando el mero acto de planificar un cronograma se convierte en una barrera para la innovación, la ventaja competitiva también se pone en riesgo. La gerencia puede trabajar de diferentes maneras para eliminar esa barrera; y si bien no es una panacea para resolver cualquier asunto comercial, la tecnología generalmente puede mejorar e incluso solucionar el problema de colaboración.

Las videoconferencias disminuyen el tiempo del proceso de toma de decisiones

Las videoconferencias eliminan el cuello de botella que genera latencia en la toma de decisiones. Existe un registro de seguimiento comprobado en el campo en cuanto a la promoción del trabajo en equipo, el pensamiento innovador y el proceso de toma de decisiones en tiempo real. Por ejemplo, en los ejemplos del mencionado reporte de Information Week, los ejecutivos indican que las videoconferencias son una parte fundamental del programa de tecnologías de comunicación junto con herramientas como el correo electrónico y los mensajes de texto (MI). De hecho, los ejecutivos afirman que los trabajadores de la información utilizan las videoconferencias al mismo nivel que los mensajes de texto (del 54 al 58 %).

Los sistemas de videoconferencias avanzados incluyen características como presencia federada. Esta capacidad permite a los organizadores saber la ubicación y la disponibilidad de las personas que se necesitan en una reunión importante. Además, la tecnología de videoconferencia de última generación permite a las personas establecer reuniones cara a cara en el mismo momento; de esta manera, pueden discutir y evaluar las decisiones y llegar a un acuerdo en tiempo real.

Muchas empresas notan que sus empleados desperdician horas, días e incluso semanas analizando largas cadenas de correos electrónicos para llegar a un acuerdo. El otro problema con los correos electrónicos es que se pueden mal interpretar los comentarios, lo que contribuye a la demora en la toma de decisiones.

Con las videoconferencias, la claridad del contenido es inconfundible. Por lo general, el humor se detecta fácilmente y los modismos pueden identificarse y explicarse en el momento. Además, en las videoconferencias en tiempo real, las expresiones faciales que, hace mucho tiempo se consideran una parte esencial de las comunicaciones humanas, se vuelven parte del diálogo tácito en el proceso de toma de decisiones.

Sumar las videoconferencias al paquete de tecnología de las comunicaciones de una organización garantiza que la latencia se comprima en el menor tiempo posible. La compresión de este fenómeno estimula la innovación e impulsa la competitividad en las empresas.

– Brett Shockley, Vicepresidente Senior y Gerente General de Aplicaciones y Tecnologías Emergentes de Avaya

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